Офис-менеджер

Основные обязанности офис-менеджера в строительной компании

1. Административная поддержка офиса

• Организация работы офиса, контроль за порядком, закупка канцелярии, хозтоваров.

• Взаимодействие с арендодателями, клинингом, сервисными службами.

• Ведение графика использования переговорных, прием гостей, заказ воды, расходников.

2. Документооборот и строительная документация

• Прием, регистрация и архивирование входящей и исходящей корреспонденции.

• Подготовка, копирование и сканирование смет, КС-2/КС-3, актов, договоров.

• Ведение журналов входящей/исходящей документации, реестров актов и договоров.

• Помощь в сборе и оформлении исполнительной документации.

3. Взаимодействие с проектными и строительными отделами

• Сбор документов от прорабов, инженеров, сметчиков (табели, отчеты, фотоотчеты).

• Координация документооборота между офисом и строительными площадками.

• Ведение отчетов по командировкам, табелям, передаче оборудования.

4. Поддержка бухгалтерии и снабжения

• Сбор первичных бухгалтерских документов (накладные, счета, акты).

• Ведение архива договоров, доверенностей, путевых листов.

• Подготовка заявок на оплату, передача документов в бухгалтерию.

• Взаимодействие с поставщиками: прием заявок, контроль доставки.

5. Кадровая поддержка

• Сбор документов при приеме на работу рабочих, ИТР, вахтовиков.

• Контроль наличия СНИЛС, ИИН, удостоверений, допусков (например, по охране труда).

• Ведение журналов инструктажей (если требуется).

• Ведение табелей учета рабочего времени (при необходимости).

6. Организация командировок и выездов

• Бронирование билетов, гостиниц, заказ транспорта.

• Ведение графика командировок и табеля выездного персонала.

7. Организация жизни офиса

• Организация кофе-брейков, закупка воды, хозтоваров.

• Поддержание уюта в офисе, оформление доски объявлений, праздничных дат.

• Проведение мелких поручений руководства и сопровождение корпоративных мероприятий.

Дополнительно:

• Может контролировать выдачу СИЗ, спецодежды, инструмента (если ведется в офисе).

• Может выполнять функции секретаря: прием звонков, ведение календаря руководителя.

• Может вести учет входящих заявок по тендерам (если офис-менеджер совмещает функцию помощника).