Персональный ассистент

Ищем добросовестного, ответственного и активного сотрудника на вакансию личного помощника для руководителя, предпринимателя, преподавателя в ведущих ВУЗах Москвы, а также спикера ряда ключевых бизнес-сообществ России.

Чем предстоит заниматься:

Административные и орг вопросы

• Ведение детального календаря, глубина до 4 недель вперед;
• Организация встреч, включая при необходимости решение логистических задач;
• Отправка/прием посылок, документов;
• Организация работы водителя;
• Общение с арендодателем и исполнение контракта, парковочные места, приезд/проход посетителей;
• Обработка и хранение документов (деловых и личных);
• Обеспечение жизнедеятельности офиса: интернет, электричество, чистая посуда, покупка чая/кофе/салфеток и пр, канцелярии, клининг и т.д.);
• Отслеживание и организация поздравлений ключевых клиентов/партнёров (Новый год, 8 марта, день рождения).

Вопросы поддержки бизнеса

• Обработка почты, выявление поступающих задач;
• Помощь в написании писем, деловых текстов/документов (набор текста);
• Помощь в составлении и оформлении презентаций для клиентов, помощь в редактировании;
• Техническая поддержка руководителя: устранение неполадок с техникой;
• Организация видеозвонков и чатов обеспечение стабильной связью, апдейт или установка приложений;
• Регулярные брифинги для руководителя по расписанию и задачам;
• Ведение базы данных клиентов;
• Ведение базы презентаций, публикаций и видеовыступлений руководителя;
• Помощь в подготовке текстов и презентаций;
• Тайм менеджмент, бизнес-планирование;
• Координация/администрирование групповых чатов (Вотсап, телеграм);
• Составление протоколов/отчетов встреч и совещаний (при запросе руководителя);
• Отслеживание исполнений поручений и предоставление отчетов.

Путешествия (рабочего и личного характера)

• Выбор оптимального маршрута, с учетом удобства стыковок и стоимости билетов;
• Приобретение билетов (авиа, ж/д, автобус), выбор мест, регистрация на рейсы;
• Заказ трансферов и внутренняя логистика в поездках;
• Бронирование отелей;
• Оформление виз, подготовка необходимых в поездках сопроводительных документов;
• Оформление командировок;
• Сбор и управление бонусными милями;
• Изучение правил въезда-выезда принимающей страны с целью выявления специфических требований;
• Помощь в решении возникших в дороге вопросов/сложностей;
• Помощь в организации поездки с семьёй для няни.

Финансы

• Составление и исполнение бюджета руководителя;
• Контроль плановых платежей, проведение всех оплат;
• Контроль финансовых взаимоотношений с клиентами, контроль документооборота;
• Подготовка отчетов о проделанной работе для бухгалтерии клиентов (совместно с бухгалтером ИП);
• Подготовка актов и счетов (совместно с бухгалтером ИП).

Медицина и члены семьи

• Выполнение личных поручений;
• Поддержка по медицинским вопросам (общение с клиникой, запись на приемы, оплата и прочие оргвопросы);
• Поддержка членов семьи руководителя (такси, медицина, помощь с гаджетами, прочие просьбы);
• Осуществление коммунальных платежей, контакт с сотрудниками ТСЖ.

Что мы ожидаем от кандидата:

Проактивную позицию и ответственность;

Гибкий и адаптивный подход к рабочим задачам;

Открытость к новой информации, новым навыкам, новым технологиям;

Пунктуальность;

Внимание к деталям;

Знание английского языка (как преимущество).

Что мы предлагаем:

График работы в офисе 5-2 ( в будущем с возможностью периодически работать удаленно по договоренности с руководителем, если ему не будет необходимо Ваше присутствие в офисе в определенные дни);

Часы работы: с 9.00 - 18.00 или 10.00 - 19.00;

Уютный офис в районе метро Тульская;

Дружный и доброжелательный коллектив.