Ведущий специалист группы хозобеспечения АХО

Саратов, Брянская улица, 1

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Осуществлять закупочную деятельность в соответствии с действующими в Обществе ЛНД в части закупок, включая исполнение и закрытие договоров, в том числе:

- планировать работу и сроки заключения договоров;

- подготавливать проекты договоров;

- осуществлять сопровождение и контроль;

- сопровождать процесс исполнения Договоров, включая инициирование претензионной работы и актуализацию условий договоров;

- осуществлять ведение и хранение досье договоров в соответствии с локальными нормативными документами Общества, регулирующими порядок администрирования договоров, а также выдавать из досье подлинные документы по запросам руководителей структурных подразделений;
- осуществлять иные функции, установленные документацией, регламентирующей закупочную деятельность.
Принимать и проверять заявки на представительские мероприятия (кофе-брейк, обед/ужин) от структурных подразделений (заказчика), в случае необходимости консультировать их, оформлять пакет документов по представительским мероприятиям для генерального директора и главного инженера, вносить в программу SAP акты выполненных работ (оказанных услуг).
Обеспечивать заказ цветочной и презентационной продукцию с последующим их оформлением согласно требованиям бухучета и системы SAP.
Организовывать заказ работникам Общества железнодорожных и авиа билетов, VIP-зала, такси, гостиницы.
Обеспечивать заказ, учет, выдачу и уничтожение печатей и штампов для структурных подразделений Общества.
Обеспечивать Общество полиграфической и сувенирной продукцией (за исключением рекламной продукции) в рамках заключенных договоров.
Обеспечивать Общество услугами общественного питания в рамках заключенных договоров.
Обеспечивать хозяйственное обслуживание (в том числе буфетное обслуживание, оформительские работы) совещаний, конференций и иных корпоративных мероприятий (в том числе культурно-массовых и спортивно-оздоровительных мероприятий), проводимых в административных зданиях/сооружениях и на объектах социально-бытового назначения Общества в рамках заключенных договоров.
Оформлять программы проведения деловой встречи и Акты о списании представительских расходов с ответственным представителем заказчика.
Принимать участие в разработке проектов приказов связанных с представительскими и командировочными расходами, в подготовке пакета документов для отчета в бухгалтерию и составление авансового отчета для заместителей генерального директора по представительским и командировочным расходам.
Контролировать прохождение визирования и утверждение пакета документов по представительским расходам, составление и оформление командировочных документов и устранения возникающих ошибок.