Администратор проектов

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Администрирование системы управления проектом путем разработки актуализированной Системы управления для текущего Проекта и/или программы на основании: утвержденной в холдинге системы управления проектами, методик, правил и процедур управления проектами; утвержденной презентации по инициации Проекта и /или Программы от Заказчика; международным стандартам управления проектами с учетом адаптации (PMI);
Разработка, согласование и контроль утверждения Устава Проекта с последующим внедрением и контролем исполнения договоренностей;
Внедрение и мониторинг исполнения актуализированной Системы управления Проектом и /или Программой через инструменты, отраженные в Уставной документации Проекта и/или Программы;
Анализ хода реализации Проекта и/или Программы, с выявлением отклонений в Системе управления (через утвержденные Менеджером инструменты контроля выполнения) и разработка корректирующих действий для повышения эффективности управления и достижения максимальных KPI Проекта и/или Программы Менеджером и командой управления;
Управление эффективностью коммуникации всех стейкхолдеров Проекта и/или Программы согласно принятой методологии в Проектном офисе (Строительном) с применением разработанной и внедренной Администратором системой коммуникаций для конкретного Проекта и/или Программы;
Разработка Системы коммуникаций с отражением следующей информации и инструменты контроля: разработка матрицы стейкхолдеров с аналитикой вовлечения и влияния на Проект и/или Программу, разработка и утверждение графика встреч и инструментов коммуникаций;
Подготовка презентационного материала для встреч и отчетности;
Организация и модерация встреч в рамках утвержденного графика и/или по инициации Менеджера Программы. Контроль корректности проведения встречи с соблюдением повестки и тайминга, фасилитация при необходимости;
Фиксация и формализация (согласно ВНД Холдинга) принятых решений в рамках проводимых встреч и контроль исполнения поставленных задач. Аналитика исполнения протокольных поручений для Менеджера Проекта перед проведением очередного запланированного совещания/встречи;
Координирование действий менеджеров и специалистов Команды управления проектом, управление эффективностью взаимодействия специалистов и основных стейкхолдеров проектов (эскалация конфликтов на уровень Менеджера Проекта при необходимости);
Выстраивание системы отчетности по ходу и завершению реализации Проекта и/или Программы. Формирование графика подготовки отчетности по Проекту и/или Программе, мониторинг и контроль соблюдения утвержденного графика. Консолидация и формирование, а также отслеживание корректности и полноты сформированной отчетности;
Анализ хода реализации Проекта и/или Программы через предоставляемую отчетность команды управления, актуализацию данных в календарном плане-графике, работу с картой рисков проекта, участие в актуализации прогноза бюджета Проекта, а также динамику исполнения протокольных поручений с точки зрения ключевых показателей Проекта и/или Программы: сроки, стоимость, качество (заявленные требования), риски;
Подготовка Отчета о завершении Проекта (совместно с Менеджером Проекта и командой управления), контроль согласования и организация его обсуждения с Заказчиком. Архивация утвержденного Отчета;
Организация эффективного документооборота между участниками реализации Проекта и/или Программы. Контроль своевременной передачи документации, анализ причин отклонений от сроков передачи с разработкой корректирующих действий и их внедрение;
Формирование и своевременное обновление единой базы данных по Проекту и/или Программе с контролем предоставляемого доступа для всех стейкхолдеров. Организация своевременной подготовки, движения и архивации ключевых документов и проектной документации по Проекту и/или Программе;
По согласованию с Менеджером Проекта подготовка и передача руководству компании и руководящим лицам объективной информации о статусе, прогрессе и изменениях в реализации Проекта и/или Программы;
Участие в процессе формирования команды управления проектом совместно с Менеджером Проекта, в том числе подготовка Профиля вакансий, проведение собеседований совместно с Менеджером Проекта, сопровождение процесса оформления необходимой документации. Мониторинг эффективности команды управления, анализ уровня мотивации и компетенций в команде управления и подготовка предложений для Менеджера Проекта по улучшению.