Офис-менеджер

ведение вх. и исх. корреспонденции (бумажной и электронной): регистрация, сканирование, копирование, архивирование;

работа в системе ЭДО «Директум»: загрузка счетов, служебных записок, контроль маршрутизации и подписания документов, отслеживание статусов;

работа в 1С (УПП): формирование, печать, подшивка, проверка корректности оформления первичных бухгалтерских и иных документов;

прием и распределение вх. тел. звонков, электронных обращений, организация курьерских доставок (входящих и исходящих);

встреча посетителей, регистрация гостей, сопровождение клиентов и партнеров в переговорные комнаты, обеспечение их комфортного пребывания;

контроль наличия и исправности офисной техники, организация мелкого ремонта и обслуживания;

контроль исполнения поручений руководителя, напоминание о сроках, ведение чек-листов и отчетов по поручениям (в том числе в «Директум»);

оперативная помощь в ежедневных задачах: подготовка документов, организация встреч, заказ такси, организация питания;

подготовка кофе, воды, сервировка для руководителя и гостей, обеспечение комфортных условий для работы и встреч;

организация визитов, командировок, бронирование билетов, гостиниц, оформление командировочных документов;

сопровождение руководителя на мероприятиях, подготовка презентационных материалов, организация фото- и видеосопровождение по необходимости;

ведение календаря руководителя, напоминание о важных событиях, встречах, дедлайнах;

подготовка и проведение поздравлений сотрудников, организация мини-событий, оформление офиса к праздникам и корпоративным мероприятиям;

сбор и оформление заказов на цветы, подарки, сувениры для сотрудников и партнеров;

организационная поддержка при проведении корпоративных мероприятий, встреч, тимбилдингов, деловых завтраков и пр.;

взаимодействие с подрядчиками, контроль исполнения договоренностей;

ведение отчетности по административным расходам, подготовка заявок на оплату счетов;

участие в инвентаризации имущества офиса, контроль сохранности материальных ценностей.

уверенный пользователь ПК, знание офисных программ, 1С УПП и системы «Директум»

высшее или среднее профессиональное образование (административное, экономическое, гуманитарное).

Ищем офис-менеджера в компанию производитель косметики под СТМ, для таких заказчиков как РивГош, Артефакт, Лекато и пр.