Офис-координатор

Место работы - в главном офисе международной компании, работающей в сфере инжиниринга и производства газотурбинного оборудования.

Основные требования:

1. Высшее образование в области инженерии/промышленности или в области бухгалтерии/финансов/юриспруденции
2. Английский язык: уровень продвинутый, деловое владение
3. Опыт работы: не менее 5 лет в аналогичной сфере, желательно с опытом работы в продажах или административной поддержке

Дополнительные навыки и знания:

1. Знакомство с основными компаниями нефтегазовой, нефтехимической и энергетической отраслей
2. Знание офисных административных процессов и документооборота
3. Опыт работы с тендерными процедурами и платформами (Тек Торг, B2B, Fabrikant и др.)

Обязанности и функции:

1. Организация и контроль всех административных вопросов для офиса в Москве и объекта в Туле по указанию руководства компании
2. Планирование встреч, подготовка протоколов и ведение деловой переписки с клиентами по административным вопросам
3. Взаимодействие с клиентами по административным аспектам, подготовка писем и документов
4. Тесное сотрудничество с отделом продаж по вопросам маркетинга и продаж
5. Контроль за ведением первичной бухгалтерской документации, подготовка и проверка первичных документов (счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ)
6. Контроль за юридической документацией компании: подготовка договоров, соглашений, контроль их исполнения и своевременного обновления
7. Взаимодействие с бухгалтерией по вопросам учета первичных документов, подготовка данных для отчетности
8. Обеспечение соблюдения требований законодательства при оформлении документов, взаимодействие с юристами по юридическим вопросам компании
9. Ведение делопроизводства в соответствии с внутренними стандартами компании и требованиями законодательства РФ
10. Взаимодействие с государственными органами (налоговая инспекция, банки, миграционная служба, таможенные органы, торгово-промышленная палата и др.) по вопросам регистрации договоров и персонала, лицензирования и иных обязательных процедур.
11. Поиск соответствующих тендеров, организация участия компании в них и подготовка необходимой документации по указанию руководства
12. Координация логистических процессов и внутренних вопросов компании для обеспечения бесперебойной работы офиса
13. Подготовка еженедельных отчетов для руководства о текущих вопросах деятельности офиса

Дополнительные функции:

1. Обеспечение своевременного контроля за юридической чистотой всей документации компании
2. Контроль правильности оформления первичных бухгалтерских документов в соответствии с требованиями налогового законодательства
3. Ведение архива всей документации в электронном виде и на бумаге для обеспечения легкого доступа и сохранности информации