Ассистент технического отдела

Войт Индастриал Сервисиз специализируется на поставках высокотехнологичного оборудования "под ключ". Нашими заказчиками являются ведущие предприятия России: АО «Автоваз», АО «ВМП «АВИТЕК», ПК «Салют» АО «ОДК», ООО «UZAUTO MOTORS», ООО «Анипласт».

Наша миссия - развитие и укрепление отечественных производств, посредством комплексных поставок и ремонта промышленного оборудования с применением передовых и сверхнадежных решений, отвечающих современным требованиям эффективности и безопасности.

Ищем сильного, динамичного, амбициозного, заряженного энергией ассистента!

Основные обязанности:

• Подготовка и отправка деловой корреспонденции
• Обработка входящих писем и документов
• Контроль сроков ответа на запросы
• Ведение архива электронной переписки
• Согласование текстов писем с руководством
• Уведомление сотрудников о важных сообщениях
• Оформление и контроль пропусков
• Ведение базы данных пропусков, разрешений и удостоверений
• Информирование служб безопасности клиентов
• Подготовка отчетов по использованию пропусков (Время КПП на объектах клиента)
• Отслеживание доставки технического оборудования
• Взаимодействие с логистическими компаниями
• Контроль целостности поставляемого оборудования
• Оформление актов приема-передачи
• Ведение учета поступившего оборудования
• Организация деловых поездок сотрудников
• Бронирование билетов и гостиниц
• Составление маршрутов перемещений
• Оформление командировочных документов
• Контроль расходов на командировки
• Информирование командируемых сотрудников
• Регистрация входящих/исходящих документов
• Контроль сроков исполнения документов
• Подготовка документов для архивации
• Обеспечение сохранности конфиденциальной информации
• Подготовка материалов для конференций
• Верстка презентационных материалов
• Сбор данных для отчетов
• Координация встреч и совещаний
• Бронирование переговорных комнат и коворкингов
• Уведомление участников о встречах
• Подготовка материалов для совещаний
• Ведение протоколов встреч
• Фиксация поручений руководства
• Информирование о возникших проблемах

Дополнительные обязанности:

• Техническая поддержка офисных программ
• Помощь в настройке оборудования
• Контроль работы офисной техники - IT
• Организация рабочих мест
• Подготовка инструкций по работе с оборудованием
• Координация работы с IT-отделом
• Взаимодействие с отделом кадров
• Требования к отчетности:
• Еженедельный отчет о выполненных поручениях
• Подготовка сводных отчетов по запросу руководства
• Ведение журнала выполненных работ
• Информирование о критических ситуациях

Требования:

• Опыт работы на аналогичной должности от 1 года
• Уверенный пользователь ПК,знание MS Office
• Навыки работы с оргтехникой
• Понимание базовых технических процессов
• Опыт составления официальных писем,отчетов
• Умение работать с документацией
• Навыки планирования и организации
• Опыт работы с CRM системой Bitrix24
• Аккуратность и точность в работе с документами и информацией

Условия:

• Офис в шаговой доступности от метро
• Официальное трудоустройство
• График работы 5/2
• Гибкое начало рабочего
• Своевременные выплаты 2 раза в месяц
• Коллектив,готовый оказать поддержку и помощь