Офис-менеджер

1. Работать с приказами, распоряжениями: готовить проекты, оформлять, подписывать, согласовывать, знакомить сотрудников организации, регистрировать, хранить, вести учет, формировать дела.
2. Работать с входящей и исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): принимать, регистрировать, передавать адресату, вести учёт, хранить, отправлять письма.
3. Контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись исполнительному директору, обеспечивать качественное их редактирование.
4. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
5. Организовывать получение корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресу.
6. Вести и оформлять протоколы совещаний и заседаний, своевременно знакомить с протоколами причастных лиц.
7. По поручению руководства готовить проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности организации в целом.
8. Осуществлять контроль над исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений исполнительного директора организации, взятых на контроль.
9. Организовывать проведение телефонных переговоров исполнительного директора, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефакс, телекс ит.д.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
10. Обеспечивать рабочее место исполнительного директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
11. Организовывать прием посетителей, способствовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
12. Организовывать обеспечение офиса канцтоварами, хозяйственными товарами, питьевой водой, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями (ТМЦ), необходимыми для работы офиса (анализировать и определять потребность в материально-техническом обеспечении, составлять заявки на ТМЦ, на ремонт и обслуживание оргтехники).
13. Вести учет рабочего времени работников и составлять табели учета времени.

Высшее или среднее профессиональное образование