Начальник технического отдела проектного института

Москва, улица Воздвиженка, 4/7с1

Метро: Александровский сад

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Управление системами документооборота проектного института (электронного и бумажного);
Внедрение и поддержка процессов автоматизации проектного документооборота: подготовка ТЗ на автоматизацию, определение порядка работы, логики маршрутизации электронных документов, структуры электронного архива подлинников и т.д.;
Анализ данных по документообороту проектного института для выявления проблемных областей и формирования предложений по их улучшению и повышению эффективности документооборота;
Совершенствование форм и методов работы с документами, их унификация;
Контроль использования унифицированных форм документов, используемых в проектном институте;
Обеспечение структурированного хранения технической документации в электронных системах;
Ведение задач, связанных с простановкой ЭЦП на проектной продукции;
Разработка обновление внутренних регламентов и инструкций, касающихся работы с документами;
Контроль за выдачей инвентарных номеров, разрешений на изменение, номеров технических решений;
Подготовка аналитической отчетности по деятельности отдела;
Взаимодействие с инжиниринговыми подразделениями и заказчиками в части определения требований к проектному документообороту;
Проведение внутренних обучений и оказание методической помощи сотрудникам при работе в системах документооборота;
Распределение и контроль исполнения задач сотрудниками отдела, выставление приоритетов и сроков. Координирование выполнения поставленных задач;
Внедрение предложений по улучшению работы отдела на основе анализа текущих процессов;
Участие в подготовке информационных справок для докладов по контрольным поручениям руководства;
Организация работы по комплектованию, учету и хранению документов в электронном архиве;
Контроль печати, комплектования и отправки технической документации в бумажном виде заказчикам;
Организация сервисного обслуживания оборудования для печати;
Организация работы по обеспечению членства проектного института в СРО по проектированию и инженерным изысканиям и в Национальном объединении изыскателей и проектировщиков;
Контроль и курирование деятельности по предаттестационной подготовке и аттестации персонала по вопросам промышленной безопасности и пр. обязательного обучения специалистов проектного института;
Контроль и курирование деятельности по организации обязательного обучения для персонала производственных подразделений.

Требования:

Высшее образование;
От 3 лет в аналогичном функционале;
Понимание процессов документооборота проектной организации (в т.ч. организация электронного архива);
Опыт систематизации и унификации процессов документооборота, администрирования процессов;
Опыт работы с системами документооборота (1С:ДО; системы проектного документооборота);
Опыт работы по обеспечению членства проектного института в СРО по проектированию и инженерным изысканиям и в Национальном объединении изыскателей и проектировщиков
Опыт эффективного руководства командой;
Уверенный пользователь пакета Ms Office (Word, Excel, Outlook);
Знание современных методологий управления документооборотом и готовность внедрять лучшие практики (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001);
Хорошо развитые коммуникативные навыки, внимательность и педантичность.

Условия:

Официальное трудоустройство согласно трудовому законодательству РФ;
Стабильная конкурентная заработная плата, соответствующая рынку;
Расширенный пакет социальных льгот и гарантий: корпоративная мобильная связь, ДМС со стоматологией и др.;
В компании приветствуется профессиональный рост и развитие: реализуются программы обучения и повышения квалификации;
Работа в крупной компании.