Бизнес-ассистент руководителя

Вакансия открыта в управляющей компании Топливного дивизиона "ТВЭЛ"

Обязанности:

1. Тайм-менеджмент:

• оптимальное составление и планирование графика руководителя, расстановка задач по приоритетам, отслеживание изменений;
• фиксирование задач, информирование о дедлайнах;
• умение анализировать ситуацию.

2. Организация рабочих встреч и выездов:

• формирование списка ежемесячных совещаний;
• формирование списка участников и повестки совещания, согласование с ответственными сотрудниками и президентом;
• запрос и сбор необходимой информации и материалов к совещаниям;
• запрос итогов встреч (протокол, перечень поручения) и контроль предоставления;
• совместно со службой протокола ведение информационно-организационного плана в части мероприятий с участием президента, а также графика рабочих выездных совещаний в долгосрочной перспективе;
• постановка задач водителям руководителя;
• обеспечение жизнедеятельности приемной, кабинетов руководителя.

3. Документооборот:

• бизнес-поддержка деятельности руководителя, администрирование планов, отчетов и поручений, сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя;
• Работа в системе электронного документооборота (ЕОСДО).

4. Travel support

• организация деловых поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);
• организация логистики перелетов и переездов.

Требования:

• Образование: высшее. Приоритетно профессиональное обучение профессии;
• Опыт работы в структуре Росатома или аналогичных структурах помощником руководителя (первых лиц) от 2 лет;
• Готовность быть на связи 24/7;
• ПК: уверенный пользователь Outlook, PowerPoint, Project, Excel, Word, Visio, ЭДО;
• Уверенный пользователь IP-телефонии, МФУ (организация конференц-коллов, в т.ч. с мобильного телефона), высокая скорость печати;
• Знания основных норм делопроизводства, основы организации и проведения рабочих встреч и переговоров, правил русского языка и грамматики, пользования оргтехникой (принтер, сканер, шредер) и МФУ, стандартов делового общения и этикета;
• Личные качества: аналитический склад ума, высокий уровень самоорганизованности и ответственности, проактивная позиция, высокая работоспособность, стрессоустойчивость, грамотная устная и письменная речь, отличная память, эрудированность, доброжелательность, аккуратность, стремление развиваться;
• Умение работать быстро, качественно, на результат, со значительными объемами информации в режиме многозадачности, оперативно и самостоятельно принимать решения, отвечающим интересам руководителя, работать с конфиденциальной информацией.

Условия:

• Руководитель - президент АО «ТВЭЛ»;
• Работа в паре с помощником президента в графике 2/2, начало рабочего дня 7:45;
• Корпоративная мобильная связь, ДМС;
• Возможность повышения квалификации и обучения;
• Функциональное подчинение руководителю секретариата президента.