Эксперт по организации протокольных мероприятий

Вакансия открыта в ООО «УК Полюс». Это единый методологический и управленческий центр Группы Полюс, лидера золотодобывающей отрасли России.

Обязанности:

1. Подготовка и сопровождение протокольных и поздравительных мероприятий:
- подготовка предложений по составу подарочных наборов к поздравительным кампаниям/закупке корпоративной сувенирной продукции;
- взаимодействие со смежными подразделениями в части сбора потребностей в сувенирной продукции;
- ведение/актуализация списков поздравляемых, реестр и учет врученных сувениров, отслеживание памятных дат/юбилеев/назначений, подготовка поздравительных адресов;
- участие в закупочных процедурах (подготовка заявок, технического задания на закупку услуг), согласование и сопровождение договорных документов, ведение документооборота, работа в СЭД, SAP;
- работа с подрядчиками (переговоры, переписка, приемка сувенирной продукции, проведение закрывающих документов);
- организация логистики поздравительный кампаний (аренда автотранспорта, выдача сувенирной продукции согласно заявленным потребностям);
- подготовка отчетности по итогам проведений поздравительных кампаний;
- контроль и своевременное пополнение подарочного фонда.

2. Подготовка и протокольное сопровождение участия топ-менеджмента компании в форумах/саммитах:
- организационно-техническое сопровождение участия топ-менеджмента Компании в форумах/саммитах и иных мероприятиях (регистрация участников, координация с организаторами мероприятий, координация транспорта);
- согласование заключения договоров участия представителей компании в саммитах/форумах/договоров застройки стенда/партнерских договоров, координация с организаторами; приемка работ, ведение документооборота;
- подготовка графика встреч и выступлений участников делегации, бронирование переговорных, аккредитация на мероприятия культурной программы;
- сбор и подготовка информационно-аналитического пакета документов к форумам/саммитам (текстов, графиков, справочных материалов);
- подготовка отчетности по итогам проведения форумов/саммитов.

Требования:

1. Наличие высшего образования по направлению юриспруденция/экономика/филология/ журналистика/политология/государственное управление.

2. Аналогичный опыт работы по организации протокольных мероприятий от 3 лет.

3. Знание Word, Excel, Power Point.

4. Готовность к командировкам 2 раза в год.

Условия:

1. Официальная заработная плата, годовые бонусы и ежегодная индексация.

2. Забота о здоровье сотрудников в рамках медицинского обслуживания по программе ДМС, включая услуги стоматолога.

3. Компенсация стоимости питания.

4. Комфортный современный офис.