Делопроизводитель

Казань, Петербургская улица, 50к6

Метро: Площадь Тукая

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
Принимать корреспонденцию, поступающую на электронную почту , outlook, почта России, а также посредством ЭДО. Передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
Организует и ведет делопроизводство:
Работа в ЭДО «Практика» с функциями управления и распределения, назначения ответственных лиц;
Прием и обработка корреспонденции;
Ведение учета и регистрации документов;
Отправка документов по поручению Генерального директора;
Разработка инструкций по делопроизводству и ввод их в эксплуатацию;
Разработка, внедрение номенклатуры дел по своему направлению;
Регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
Осуществление контроля процесса и сроков исполнения документов и поручений генерального директора сотрудниками:
Отслеживание сроков исполнений поручений;О
Отправка запросов, ответов в подразделения компании о причинах задержки выполнения заданий и поручений генерального директора;
Информирование помощника генерального директора о состоянии исполнения поручений.
Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых на регистрацию в ЭДО «Практика», обеспечивать качественное их редактирование.
Осуществлять контроль за исполнением работниками организации ответов на запросы, документов на отправку, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя компании, взятых на контроль:
Мониторинг хода исполнения и статуса документа в процессе работы с ним в организации;
Ведение контрольных записей об операциях, произведенных с документами в организации;
Корректировка сроков исполнения документов в организации;
Снятие документов и поручений руководства организации с контроля;
Вести реестр отправки корреспонденции, внесение поступивших писем, обращений, запросов о предоставлении информации с внесением в ЭДО «Практика».
Организация оперативного хранения документов, формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, передача дел в архив для последующего хранения.
Обеспечивает безопасность персональных данных при их обработке в ООО «Гринта».
Соблюдает правила обработки персональных данных, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти Республики Татарстан, а также локальными актами ООО «Гринта».
Представление интересов ООО «Гринта» на Почте России, получение и отправка почтовой корреспонденции 2 раза в неделю, формирование реестра отправки корреспонденции.
Коммуникация с курьерской службой и прием корреспонденции, для последующей обработки документа.

Требования:

образование высшее;
знание и опыт работы в административном управлении, опыт работы в "Электронном документообороте";
опыт обеспечения жизнедеятельности офиса;
опыт работы в делопроизводстве обязателен;
высокий уровень внимательности, системность;
навыки грамотного делового общения, делового этикета;
уверенный пользователь ПК и оргтехники;
умение пользоваться мини-АТС;
коммуникабельность, самостоятельность, ответственность.

Условия: