Администратор по управлению и эксплуатации офиса

Наша компания сосредоточена на разработке автомобиля нового поколения. Мы ищем опытного менеджера по административно-хозяйственной деятельности, который будет поддерживать работу в Инженерном центре в Москве.

Чем предстоит заниматься:

Административные задачи:

• управление административными сервисами Инженерного центра (штат сотрудников — 150 человек);

• контроль и обработка обращений сотрудников в сервисах: Time, Telegram, WhatsApp, а также управление очередями в Jira и Teams;

• контроль работы подрядных организаций на площадке (клининг, такелажные услуги, инженерная служба);

• организация рабочих мест: рассадка сотрудников, подготовка офисных пространств, координация переездов;

• подбор, заказ и расстановка офисной и складской мебели;

• ведение бюджета и формирование ежемесячной отчетности.

Делопроизводство:

• ведение переговоров с контрагентами (аренда, поставки продуктов, канцтоваров, расходных материалов, клининговые и инженерные услуги);

• работа с проектной документацией: акты сверки, платежные поручения, обмен подписанными документами;

• взаимодействие с юристами и бухгалтерией: контроль подписания договоров, дополнительных соглашений, получение закрывающих документов;

• работа в 1С ERP и DOC: заведение и оплата счетов по АХО-блоку.

Закупки для офиса:

• приобретение продуктов для кофе-поинтов, канцелярских товаров, расходных материалов, мебели и мелкой бытовой техники;

• контроль поставок и своевременности оплат.

Организация мероприятий и активностей:

• поиск подрядчиков в соответствии с утвержденной концепцией проекта или мероприятия;

• анонсирование проектов в корпоративных каналах (Time);

• контроль работы подрядных организаций на площадке.

Мы ждем, что вы:

• уверенный пользователь ПК, MS Office;
• имеете опыт работы в 1С ERP, DOC;
• имеете опыт работы в АХО не менее 3-х лет;
• умеете планировать свое рабочее время и соблюдать сроки;
• коммуникабельный, хозяйственный, ответственный, стрессоустойчивый;
• грамотная устная и письменная речь.

Что мы предлагаем:

• работа в команде профессионалов из России, Китая, Европы;

• возможность создавать новые процессы и влиять на развитие продукта;

• открытые горизонтальные коммуникации;

• кафетерий льгот — питание, транспорт, страхование, фитнес, обучение и многое другое;

• годовой бонус;

• заработная плата, которая обсуждается индивидуально.