Офис-менеджер

"Design Department" - брендинговое агентство. Уже более 15 лет мы создаем и успешно выводим на рынок бренды различных масштабов. Весь накопленный опыт в маркетинге, дизайне и глубокое понимание рыночных механизмов позволяют нам помогать не только другим, но и успешно запускать и продвигать собственные бренды на рынке.

Сейчас нам нужна «фея» офиса, обладающая хорошими коммуникативными навыками, способная взять под контроль не только организационные процессы, но и «творческих» натур, для обеспечения комфорта всей нашей команды и гостей.

Обязанности:

— Организация и планирование работы офиса: приём клиентов, встреча посетителей (чай/кофе/вода);

— Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярских принадлежностей, воды, других расходных товаров и материалов);

— Контроль чистоты и порядка в офисе (места общего пользования и рабочие места);

— Своевременный вызов мастера по ремонту, обслуживанию оборудования и техники и т.д.;

— Организация рабочих совещаний: оповещение участников, организация рабочего пространства, ведение протокола

— Прием входящих телефонных звонков, обработка входящей и исходящей корреспонденции;

— Управление корпоративными инструментами: CRM, почта, корп. связь, интернет корп. чаты, контроль состояния офисного оборудования;

— Административный документооборот, сканирование, копирование документов, подписание документов, ведение реестра;

— Работа в направлении HR (сбор базы кандидатов на вакансии, обзвон, первичный отбор и коммуникация)

— Введение новых сотрудников в работу: подготовка рабочего места, знакомство с командой и проведение ознакомительной экскурсии по офису

— Активное участие в организации различных корпоративных мероприятий (резервирование ресторанов, заказ такси, выставки, тренинги, командировки, праздники);

— Заказ билетов, бронирование гостиниц для руководителя и сотрудников компании, организация курьерской доставки

— Выполнение иных служебных поручений от руководства компании (поиск информации, оформление заказов и т.п.).

Требования:

— Хорошие коммуникативные навыки и отличный тайм-менеджмент (для работы в режиме многозадачности);

— Уверенный пользователь ПК, умение работать в программах Microsoft Office, в Excel/Google-таблицах, браузерах, мессенджерах

— Опыт организации встреч, переговоров, мероприятий (умение донести мысль и проконтролировать участников)

Условия:
​​​​— Стабильная выплата заработной платы;
— Возможность профессионального роста и развития в рамках компании;
— График работы 5/2 с 09.00 до 19.00 в офисе;
— Испытательный срок 2 месяца