Секретарь

-. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы директора Глубокского государственного колледжа (его заместителей, руководителей структурных подразделений).

-. Собирать и представлять необходимые директору сведения от подразделений или исполнителей.

- Организовывать телефонные переговоры директора, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения директора их содержание.

-Осуществлять работу по организационной подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы.

- Печатать по указанию директора служебные документы и материалы, необходимые для его работы, вводить необходимую информацию в банк данных.

-. Стенографировать тексты приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием или вводом информации в банк данных (при владении навыками стенографии).

-Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

- Оформлять различные документы и материалы с использованием компьютерной техники.

-Принимать документы на подпись директора Глубокского государственного колледжа.

- Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения их просьб и предложений.

- Осуществлять делопроизводство, принимать поступающую на имя директора корреспонденцию, систематизировать ее в соответствии с установленным порядком и передавать после рассмотрения директором в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

- Вести контрольно-регистрационную картотеку, следить за сроками выполнения поручений директора, поставленных на контроль.

-. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.

-. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

-. Подготавливать документы для тиражирования на множительной технике, а также копировать документы.

- Обеспечивать рабочее место директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники.

-. Осуществлять работу по обращению граждан.

- Осуществлять работу в системе межведомственного документооборота (прием, отправка, регистрация корреспонденции).

- Оформлять соответствующую документацию для архива, формирует дела для передачи в архив и является ответственным за архив Глубокского государственного колледжа.

- Соблюдать требования производственной и трудовой дисциплины, правила внутреннего трудового распорядка.

-. Соблюдать требования, установленные нормативными правовыми и локальными правовыми актами:

-. Поддерживать чистоту и порядок на территории учреждения и непосредственно на рабочем месте.

- Соблюдать на рабочем месте требования по охране труда и правила пожарной безопасности.