Офис-менеджер / Делопроизводитель

Обязанности:

Отслеживание актуального статуса заказа на всех этапах его исполнения:

• Отслеживание и контроль общей картины происходящего по всем действующим заказам. (сроки поставки, сроки приёмки, наличие необходимой обязательной документации для заказчика, подписание документации в ЭДО, сроки оплаты и т.д.).
• Оперативное решение рабочих вопросов по каждому заказу, при постановке таких задач заказчиком, руководителем, или сотрудниками компании.
• Телефонные переговоры, деловая переписка в мессенджерах, и электронной почте.

Подготовка и отправка документации:

• Изучение, редактирование, заполнение и составление деловой корреспонденции такой как: Договора с поставщиками и заказчиками, спецификации к ним, доверенности на получение груза Акты приемки, официальные письма, претензии, ответы на претензии, счета, товарные накладные, УПД, коммерческие предложения, и прочее.
• Печать документов из разных форматов Jpg, PDF, Excel, Word,
• Сканирование распечатанных документов в формат PDF, систематизирование отсканированных страниц, переименование файлов.
• Структурирование полученных файлов внутри рабочих папок в соответствии с регламентом и назначением.
• Отправка файлов по электронной почте
• Подготовка почтовой корреспонденции для отправки, через личный кабинет почты России, составление реестров, печать конвертов, физическая передача в юр. отдел на отправку.
• Формирование заявок в режиме онлайн для отправки корреспонденции другими курьерскими сервисами типа СДЭК.
• Необходимо самостоятельное изучение регламентов для работы в онлайн сервисах таких как:
• ЕГАИС учёт древесины: создание сделок купли-продажи пиломатериалов, подача отчетов.
• ЕИС (Единая информационная система в сфере закупок): внесение данных по заключенным гос. контрактам для регистрации выполненных обязательств.
• ПИК (портал исполнения контрактов) внесение данных по заключенным гос. контрактам для регистрации выполненных обязательств.
• ЭДО (Электронный документооборот) внесение данных по заключенным гос. контрактам для регистрации выполненных обязательств.
• КОНТУР Диадок (Электронный документооборот) внесение данных по заключенным контрактам с контрагентами для подписания электронных бухгалтерских документов.
• Контроль исполнения обязательств контрагентами:
• Получение информации от контрагентов о ходе работ, и дате готовности товаров к отгрузке по оплаченным заказам, по электронной почте в телефонных переговорах и в мессенджерах.
• Работа с рекламациями возникшим по вине поставщика, привлечение его к положительному решению данных вопросов.
• Структурирование информации:
• Структурирование всей входящей и исходящей информации: электронных писем, телефонных переговоров, переписки в мессенджерах, в виде документов, текстов, изображений в формате Jpg, PDF, Excel, Word, в соответствии с регламентом и назначением.
• Сбор и внесение данных о ходе работы по заказу в CRM таблицу, оцифровка данных полученных от контрагентов и сотрудников.
• Организация доставки:
• Формирование заявок в ТК (транспортные компании) с внесением данных в личных кабинетах в режиме онлайн, на забор и доставку груза, с указанием габаритов, количества мест, веса груза, данных отправителя, и получателя.
• Составление доверенностей на ТК для забора и передаче груза.
• Контроль за грузом через личный кабинет ТК и электронную почту: контроль забора груза, контроль поступления счетов на оплату за доставку после забора, контроль оплаты доставки, контроль получения груза Заказчиком.
• Поиск поставщиков услуг и товаров в интернете:
• Поиск необходимых товаров и услуг по заданию.
• Запрос коммерческих предложений, рассылка запросов по электронной почте, переговоры по телефону.

Требования к навыкам:

• Продвинутый пользователь MS Office (MS Word, MS Excel)
• Работа в Word: скорость печати средняя или высокая, грамотность, понимание этики и правил деловой переписки при составление официальных писем, подготовка документов с использованием изображений, таблиц, текста, перевод файла в PDF.
• Работа в Excel: внесение и редактирование данных, составление таблиц, составление формул для расчёта.
• Продвинутый пользователь Internet: поиск информации в сети,
• Работа в Adobe Acrobat (PDF фаилы): редактирование текста, систематизирование страниц, объединение, извлечение страниц, вставка изображений.
• Знание других офисных и специальных программ приветствуется.
• Хорошие знания компьютерной и оргтехники: настройка качества печати. форматов печати, 1-2-х сторонняя печать и сканирование, редактирование документов в разных форматах PDF, JPG.
• Личные качества:
• Ответственность и пунктуальность в ведении дел !!!!
• Внимательность !!!!!
• Грамотность !!!!!
• Усидчивость
• Стрессоустойчивость
• Быстрый анализ ситуации.
• Быстрый переход к действию.
• Вежливость и грамотность в общении.
• Работа в режиме многозадачности.

• Испытательный срок
• Официальное трудоустройство
• График пн-пт. с 11:00 до 20:00