Документовед
Документовед
Петергоф, Заячий проспект, 3
Описание вакансии
Обязанности:
Посмотреть контакты работодателя
-
- Разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты по документационному обеспечению управления:
- подготавливать проекты локальных нормативных актов Учреждения по документационному обеспечению управления;
- представлять актуализированные проекты локальных нормативных актов Учреждения по документационному обеспечению управления на согласование руководству;
- ознакамливать работников Учреждения с его локальными нормативными актами и методическими документами по документационному обеспечению управления;
- консультировать работников Учреждения по вопросам документационного обеспечения управления, закрепленным в его локальных нормативных актах.
- Организовывать документирование управленческой деятельности в Учреждении:
- разрабатывать унифицированные формы документов, используемые в документационном обеспечении управления Учреждения;
- разрабатывать проекты табеля и альбома унифицированных форм документов, используемые в документационном обеспечении управления Учреждения;
- контролировать соблюдения требований по подготовке и оформлению документов и локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления в Учреждении;
- организовывать работу по переводу в электронный вид документов и документированной информации, создаваемой в Учреждении.
- Организация документооборота в Учреждении:
- выполнять операции по предварительному рассмотрению и регистрации документов Учреждения;
- вести регистрационные и учетные формы документов Учреждения;
- организовывать передачу документов между уровнями управления, руководством, исполнителями в Учреждении;
- разрабатывать предложения по порядку согласования и удостоверения документов в Учреждении;
- Осуществлять информационно-справочную работу с документами Учреждения:
- формировать требования к разграничению уровней доступа работников Учреждения к документам и информации в соответствии с выполняемыми ими функциями;
- обеспечивать доступ к документам и информации Учреждения;
- осуществлять поиск и предоставление информации по документационному обеспечению управления по запросам работников Учреждения.
- Осуществлять контроль процесса и сроков исполнения документов в Учреждении:
- осуществлять постановку документов и поручений руководства Учреждения на контроль;
- организовывать исполнение документа Учреждения несколькими исполнителями, установка очередности их исполнения;
- контролировать этапы выполнения решений или операций, зафиксированных в документах;
- корректировать сроки исполнения документов в Учреждении;
- снимать документы и поручения руководства Учреждения с контроля;
- Организовывать оперативное хранение документов в Учреждении и передачу дел для последующего хранения:
- контролировать формирование документов в дела и организовывать их хранение в подразделениях Учреждения;
- формировать дела и организовывать их оперативное хранение в подразделении документационного обеспечения управления;
- контролировать создание и ведение справочно-поисковых средств по документам, хранящимся в подразделениях Учреждения (номенклатура дел, описи);
- составлять и вести номенклатуру дел Учреждения;
- контролировать выдачу в оперативное пользование документов Учреждения и их возврата;
- подготавливать документы для передачи и осуществлять передачу в архив Учреждения, а также в Объединенный архив Комитета по социальной политике Санкт-Петербурга или на уничтожение.
- Точно и в срок выполнять указания и поручения руководителя структурного подразделения, вышестоящих руководителей.
- Соблюдать правила делопроизводства, в том числе надлежащим образом учитывать и хранить полученные на исполнение документы и материалы, своевременно сдавать их ответственному работнику.
- Надлежащим образом исполнять обязанности работника, установленные трудовым законодательством Российской Федерации и настоящей должностной инструкцией.
- Разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты по документационному обеспечению управления:
- На должность документоведа принимается лицо, имеющее высшее образование – бакалавриат и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности без предъявления требований к опыту работы.
- пятидневная рабочая неделя, выходные - суббота, воскресенье
- с 9 до 17.30, обед с 13.30 до 14.00
- ежегодный оплачиваемый отпуск 28 к/дн
- предусмотрены ежемесячные стимулирующие выплаты, в зависимости от фонда экономии заработной платы