Специалист по документообороту

Фонд «Дети Марии» 28 лет, помогает детям и выпускникам детских домов стать полноценными и полноправными членами нашего общества путём содействия их социальной, психологической и интеллектуальной реабилитации через занятия различными видами творчества.

Мы верим, что творчество, обучение и бережное внимание - важнейшие инструменты для раскрытия личностного потенциала любого человека; каждый имеет на них неотъемлемое право, и для нас важна его реализация.

Нам необходим активный, внимательный, ответственный специалист, который любит порядок в документах, умеющий работать в монотонном режиме

Обязанности:

• Ведение документооборота, оформление и подготовка документов:

Договоров (формы Договоров, актов есть в шаблонах), счетов, Актов приёма-передачи

• Сбор чеков с самозанятых специалистов (ежемесячно).
• Ведение реестра договоров Фонда
• Контроль за получением возвратных экземпляров
• Контроль и подготовка документов при приёме, увольнении, переводе штатных сотрудников
• Взаимодействие с аутсорсинговой компанией по обработке документов:

Обработка полученных от аутсорсинговой компании документов (приказов, трудовых договоров и т.п.) сбор подписей руководства и сотрудников

Обработка документов по отпускам, и командировкам (Сбор заявлений, организация оформления приказов, отправка в аутсорсинговую компанию, архивирование)

• Формирование графика отпусков штатных сотрудников, сбор заявлений, утверждение, оформление отпускных документов, уведомление аутсорсинговой компании
• Ведение бумажного и электронного архива
• Разбирать почту, переадресовывать письма в соответствующие отделы
• Отправка писем Почтой России, получение почтовых отправлений
• Ведение воинского учета:

Проверка документов воинского учета у граждан, принимаемых на работу

Заполнение карточки военнообязанных по форме № 10 в соответствии с записями в документах воинского учета

Ведение картотеки военнообязанных по форме № 10, поставленных на воинский учет

Подача в военкоматы: сведения о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Требования:

• Чтобы вы любили четкость и структурированность.
• Аккуратность, внимательность, исполнительность, организованность;
• Коммуникабельность, умение расставлять приоритеты в задачах;
• Опыт делопроизводства (бумажное/электронное);
• Навыки деловой переписки;
• Грамотность.

• Опыт работы в некоммерческих организациях, знание некоммерческой сферы России
• Умение работать с таблицами, готовить и редактировать презентации
• Опыт подготовки внутренних нормативных документов

Условия:

• Полную занятость, оформление по ТК РФ;
• Заработная плата в испытательный срок составит 65 000 руб., в дальнейшем 75 000 руб.
• Гибридный формат работы: по договоренности с руководителем можно частично работать удаленно
• Офис в центре Москвы по адресу: Дмитровский переулок, д. 4, стр. 1.
• Испытательный срок: 3 месяца.