Офис-менеджер
Офис-менеджер
Калуга, улица Билибина, 6
Описание вакансии
Обязанности:
- Обрабатывать и подготавливать документацию (акты приема-передачи); необходимо проводить регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.
- Проверять эл.почту.
- По необходимости вести деловую переписку.
- Принимать звонки на корпоративный телефон.
- Регистрация приказов/распоряжений.
- Отправка писем почтой РФ.
- Организация ZOOM конференций.
- Ведение телефонного справочника онлайн.
- Рассылка информации о приеме нового сотрудника.
- Организация проведения собеседований.
- Заказывать: канц. товары, химию, воду.
- Закупка: рабочих журналов для ПТО, сувенирной продукции (календари, блокноты и тд.).
- Заказывать билеты, обеспечивать поиск и заселение в гостиницу.
- Отслеживать оплату коммунальных услуг офиса.
- Заправка картриджей.
- Взаимосвязь с сис. админом.
- Оплата и обеспечение связи/Интернета.
- Вносить данные по сим-картам в личный кабинет провайдера.
- Ведение отчета по корпоративным расходам.
- Ведение пропускной программы.
- Чай/кофе.
- Встреча посетителей.
- Выдача и учет ТМЦ.
- Квартиры: поиск, заселение, отслеживание оплаты.
- Выдача новогодних подарков.
- Отслеживать дни рождения, ежедневно напоминать руководителю.
- Поливать цветы.
- Выполнение поручений руководства.
- Ассистировать Заместителю ген.директора по строительству.
- Опыт работы офис -менеджером.
- Оперативность, исполнительность, доброжелательность.
- Знание делового этикета, при общение по телефону и личной встрече гостей в офисе компании.
- Внимательность, ответственность, аккуратность, пунктуальность.
- Уверенный пользователь ПК : MS Office, internet, почтовые сервисы.
- Оформление по ТК РФ, 5/2, с 8:00-17:00
- Комфортный офис
- Молодой и дружный коллектив
Навыки
- Организация работы приемной
- Обеспечение жизнедеятельности офиса
- Управление офисами
- Аренда помещений
- Обеспечение пропускного режима
- Документооборот
- Деловая переписка
- Взаимодействие с курьерскими службами
- Прием посетителей
- Бумажный документооборот
- Работа с оргтехникой
- Организация корпоративных мероприятий
- Хозяйственное обеспечение офиса