Бизнес-ассистент руководителя

Вакансия открыта в управляющей компании Топливного дивизиона "ТВЭЛ"

Обязанности:

1. Тайм-менеджмент:

• оптимальное составление и планирование графика руководителя, расстановка задач по приоритетам, отслеживание изменений и своевременное информирование руководителя об этом
• фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах
• умение анализировать ситуацию

2. Организация рабочих встреч и выездов:

• формирование списка ежемесячных совещаний, согласование дат и необходимость проведения с ответственными сотрудниками и президентом
• формирование списка участников и повестки совещания, согласование с ответственными сотрудниками и президентом
• рассылка приглашения в Microsoft Outlook с прикреплением необходимых документов ко встрече
• проработка формата встречи (online/очно)
• организация конференц-звонков
• запрос и сбор необходимой информации и материалов к совещаниям, помимо стандартных
• запрос итогов встреч (протокол, перечень поручения) и контроль предоставления
• совместно со службой протокола ведение информационно-организационного плана в части мероприятий с участием президента, а также графика рабочих выездных совещаний в долгосрочной перспективе
• постановка задач водителям руководителя

3. Документооборот:

• своевременная передача корреспонденции руководителю, сортировка по степени важности и срочности документов, нанесение проекта резолюции, контроль за внесением резолюций и постановкой на контроль
• бизнес-поддержка деятельности руководителя, администрирование планов, отчетов и поручений по ключевым проектам. Сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя.
• доведение до исполнителей поручений руководителя и контроль их исполнения
• редактирование или составление писем и иных документов по поручению руководителя
• Работа в системе электронного документооборота (ЕОСДО), в том числе с документами с грифами «кт» и «дсп».

4. Travel support

• организация деловых поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели)
• организация логистики перелетов и переездов
• организация путешествий: приобретение билетов, заказ трансфера, поиск ресторанов и т.д. Составление программы поездки, поиск провайдеров и заказ услуг туристического характера. При необходимости контроль подрядчиков и служб. Умение договориться о предоставлении скидки.

5. Коммуникации и поддержание деловых контактов:

• организация сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), умение корректно воздействовать на руководителей и контролировать выполнение задач.
• действовать решительно, не бояться брать на себя ответственность.
• умение управлять информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к руководителю, кого – переключить на другое ответственное лицо и всегда принимать эти решения самостоятельно)
• быть в курсе всех событий в компании
• ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и компании
• решать любые вопросы за минимально короткое время и всегда с положительным результатом
• ведение списка поздравлений от имени руководителя

6. Сопровождение личных дел (по запросу)

• организация медицинских мероприятий (запись на профилактические осмотры, организация проведения операций, исследований, лечения, покупка лекарств, в т.ч. за рубежом);
• организация посещения салонов красоты
• организация хобби руководителя
• организация аналогичного сопровождения родственников руководителя (по запросу)

Требования:

• Образование: высшее. Желательно профессиональное обучение профессии.
• Опыт работы в структуре Росатома или иных подобных структурах помощником руководителя (крайне желательно первых лиц) от 2 лет
• Готовность быть на связи 24/7
• ПК: уверенный пользователь Outlook, PowerPoint, Project, Excel, Word, Visio, ЕОСДО
• Уверенный пользователь IP-телефонии, МФУ (организация конференц-коллов, в т.ч. с мобильного телефона), высокая скорость печати.
• Знания основных норм делопроизводства, основы организации и проведения рабочих встреч и переговоров, включая неформальные (в том числе стандарты буфетного обслуживания), правил русского языка и грамматики, пользования оргтехникой (принтер, сканер, шредер) и МФУ, стандартов делового общения и этикета.
• Личные качества: аналитический склад ума, высокий уровень самоорганизованности и ответственности, проактивная позиция, высокая работоспособность, стрессоустойчивость, грамотная устная и письменная речь, отличная память, эрудированность, доброжелательность, аккуратность, стремление развиваться.
• Умение работать быстро, качественно, «на результат», со значительными объемами информации в режиме многозадачности, оперативно и самостоятельно принимать решения, отвечающим интересам руководителя, работать с конфиденциальной информацией.
• Необходимо уметь «чувствовать» руководителя, предугадывать его реакцию.
• Опрятный внешний вид.

Условия:

• Руководитель - президент АО «ТВЭЛ»;
• Работа в паре с помощником президента в графике 2/2, начало рабочего дня 7:45;
• Возможна работа в выходные дни;
• Достойный уровень заработной платы, годовой бонус;
• Корпоративная мобильная связь, ДМС;
• Возможность повышения квалификации и обучения;
• Функциональное подчинение руководителю секретариата президента.