Офис-менеджер (с функциями помощника руководителя)

Санкт-Петербург, Большой Сампсониевский проспект, 4-6

Метро: Горьковская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

ведение учета и регистрации входящей и исходящей корреспонденции, поступающей как в электронном формате на корпоративный почтовый ящик Общества, так и поступающих писем на почтовые отделения;
ведение договоров и дополнительных соглашений к ним, в том числе нетиповых в зоне ответственности функционала, а также по административно-хозяйственной деятельности, в том числе своевременное закрытие или расторжение договоров;
осуществление контроля своевременной оплаты и отражения фактических затрат (получение от контрагента закрывающих документов – актов выполненных работ) по действующим договорам в зоне ответственности;
организация архивного хранения договорных документов, авансовых отчетов, приказов о командировании сотрудников Общества согласно действующего Законодательства в зоне ответственности;
формирование плана командировок и служебных поездок работников Общества, организация согласования и утверждения плана командировок Общества;
организация процесса архивного дела (актуализация и контроль процесса в Обществе, архивирование документов в зоне ответственности);
организация командировки Руководителей (формирование пакета документов, бронирование авиа/ж/д билетов, гостиницы и трансфера в городе командирования;

сбор отчетных документов для формирования авансового отчета (приказ, посадочные талоны, электронные билеты, подтверждение бронирования гостиницы и т.д.) с его последующим предоставлением в сервисную консалтинговую организацию для возмещения расходов и отчетности относительно Руководителей Общества;
организация и обеспечение корпоративной мобильной связью в соответствии с утвержденными ЛНА Общества, сопровождение договорной деятельности по услугам мобильной связи (оформление первичной документации на оплату, сверка данных и т.д.)
формирование и планирование бюджета и мониторинг фактических затрат по статьям бюджета на ежемесячной/квартальной и годовой основе в зоне ответственности по функции;
разработка и актуализация ЛНА Общества в зоне ответственности;
организация и обеспечение качественного клининга офисного помещения;
ведение рабочего календаря Руководителей;
организация аудио и видеоконференцсвязи для проведения встреч, совещаний, переговоров;
ведение, оформление, согласование протоколов, встреч/совещаний по поручению Руководителя.

Требования:

принципы ведения делопроизводства и требования к подготовке проектов писем, распоряжений, приказов, протоколов и других документов;
правила составления проколов совещаний и собраний с участием руководителей Общества;
знание правила и Законодательства ведения архивного дела;
свободное владение компьютерными навыками: уверенный пользователь ПК (Microsoft office), обязательное знание Excel, Word, PowerPoint, SAP, 1С, КИС ЕСМ, системы ЭДО;
грамотная устная и письменная речь, умение составлять деловые письма;
правила и принципы этики делового общения;
английский язык (не ниже уровня B1);
фото в резюме обязательно.

Условия:

современное рабочее пространство, офис в шаговой доступности от м. Площадь Ленина.
заработная плата согласно штатного расписания, премии за эффективную работу и результат (по итогам квартала и года).
социальный пакет - ДМС, страхование жизни от несчастных случаев, возможность льготного страхования родственников.
График работы 5/2, с 9.00 до 18.00