Помощник руководителя

Основные должностные обязанности:

Работа с документами (информационно-документационное обслуживание):

• прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;

• прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

• ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;

• контроль исполнения сотрудниками изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;

• ведение контрольно-регистрационной картотеки.

Работа организационная (бездокументное обслуживание):

• прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail, мессенджеры и тому подобное);

• обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;

• организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника;

• подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;

• организация презентаций и представительская деятельность;

• организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников;

• исполнение личных поручений.

Требования:

- навыки деловой коммуникации, знание делового этикета, опыт деловой переписки.

- уверенный пользователь;

- навыки работы в Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint;

- умение организовать деловые поездки;

- навыки межличностного общения;

- навыки работы с оргтехникой;

- работа с большими объёмами информации в режиме многозадачности; навыки быстрого реагирования и оперативного решения задач;

- планирование рабочего дня руководителя;

- умение планировать рабочие процессы и контролировать их выполнение;

- навыки организации встреч, мероприятий и переговоров;

- навыки управления временем и приоритетами.