Делопроизводитель / Административный специалист в строительную компанию

Описание вакансии

ЧУП “Аутсорс Солюшенс” занимается подбором персонала для зарубежных компаний.
Один из наших постоянных клиентов — компания HoReCa NYC (Нью-Йорк, США), основанная в 2018 году. HoReCa NYC занимается строительством и дизайном коммерческих объектов, активно развивается и расширяет команду.

Сейчас нам нужен делопроизводитель/административный специалист для взаимодействия с клиентами и подразделениями компании, ведения документооборота и административной поддержки.

Работа полностью удаленная, график — 5/2, время — с 10:00 до 17:00 по Нью-Йорку.

Мы предлагаем:

Официальное трудоустройство с контрактом на год с возможностью продления.
Удаленную работу из любого удобного места.
Оплату каждые 2 недели.
Обучение и плавный ввод в должность.
Оплачиваемый отпуск.
Отсутствие холодных звонков и холодных писем.

Обязанности:

Коммуникация с подразделениями компании и клиентами (переписка и звонки через Email и Google Voice).
Ведение и контроль документооборота: договора, счета, сметы; работа с шаблонами и проверка данных.
Контроль сроков оплаты счетов и движения документов.
Составление графиков и графиков отгрузок; контроль их выполнения.
Работа в CRM-системе, Google Таблицах и подготовка отчетности.
Подготовка презентаций.
Административная поддержка руководителя и взаимодействие с подрядчиками и партнёрами.
Помощь в управлении проектами: контроль сроков, задач, сбор отчетности.
Выполнение других административных задач по запросу.

Требования:

Знание английского языка на уровне не ниже Advanced (C1).
Грамотная устная и письменная речь.
Пунктуальность, ответственность и умение работать с большим объемом задач.
Опыт ведения документооборота от 1 года (желательно в строительстве, логистике или смежных сферах).
Уверенное владение PowerPoint, Excel, Word, Google Docs, Google Spreadsheets.
Способность работать как самостоятельно, так и в команде.
Опыт составления графиков и графиков отгрузок будет преимуществом.