Операционный ассистент

Присоединяйтесь к лидерам рынка недвижимости!

Кто мы:
Мы — компания, которая трансформирует подход к управлению инвестициями в недвижимость. Благодаря нашим инновационным решениям инвесторы получают полный контроль над активами и всестороннюю поддержку, что позволяет увеличивать доходность и снижать риски. Мы ориентированы на долгосрочные партнерские отношения с клиентами и обеспечиваем комфортный, управляемый и высокодоходный инвестиционный опыт.

1.Управление коммунальными услугами

• Отслеживание и контроль всех счетов за коммунальные услуги (DEWA, кондиционирование, газ, интернет и др.), а также их согласование с командой Key account Managers, далее KAM
• Мониторинг сгенерированных счетов для каждой квартиры и своевременное обновление трекеров
• Предоставление расчетных данных по коммунальным услугам по запросу отдела KAM
• Обработка запросов арендаторов, связанных с коммунальными платежами
• Отправка напоминаний о платежах арендаторам среднесрочных бронирований;
• Подготовка финальных счетов при выселении арендаторов или передаче квартиры
• Подача заявок на отключение коммунальных услуг при передаче квартиры
• Подача заявок на подключение коммунальных услуг при вводе новой квартиры в управление
  

  2. Административные задачи

  Ежедневная работа в приложении компании и системе Avantio: отслеживание новых, отменённых или изменённых бронирований
• Регистрация новых объектов в приложении Shellgrow для инвесторов и системе 1C
• Поддержание и обновление внутренних трекеров: журнал бронирований (lock book), коммунальные трекеры, трекер разрешений DTCM в CRM
• Подача заявок и отмен на получение разрешений DTCM
• Архивация и хранение дополнительных соглашений, договоров и разрешений в нужном порядке
• Поддержка онбординга новых квартир: подача заявок на пропуска, взаимодействие с обслуживающими компаниями, помощь в настройке
• Формирование отчётов по удержаниям для собственников на основе коммунальных расходов
• Взаимодействие и полная поддержка КАМ
• Поддержка других отделов в вопросах документации, договоров и заявок по квартирам
• Обновление мастер-листов и папок собственников по запросу команды
  

  3. Финансовые задачи

• Оплата коммунальных счетов по отдельным аккаунтам или массово (DEWA, Al Ansari Exchange)
• Обновление ежемесячных финансовых отчётов согласно оплатам
• Создание инвентаризаций и квитанций в 1C
• Ведение отчетности
  

  4. Работа с объявлениями и каналами бронирования

• Создание и обновление карточек объектов на различных платформах (Airbnb, Bayut, Dubizzle, Property Finder и др.)
• Поддержка отдела KAM в управлении контентом, акциями и ценообразованием
• Решение технических проблем в системах каналов
• Управление системой Avantio: добавление бронирований, обновление календарей, устранение проблем синхронизации
• Участие в онбординге: внесение объектов в Avantio и проверка синхронизации с приложением компании
  

  5. Поддержка отдела клиентского сервиса

• Подготовка подтверждений бронирований и договоров аренды
• Отправка инструкций по оплате и выселению гостям
• Регистрация гостей для доступа в здание через WhatsApp, e-mail или внутренние порталы (Emaar, Sobha One и др.)
• Работа с порталами управления недвижимостью для регистрации зданий/квартир
  

  Требования:

• Опыт административной работы в сфере недвижимости или аренды (желательно в Дубае)
• Отличное владение Excel, Google Sheets, базовыми CRM (Bitrix)
• Знание Airbnb, Dubizzle, Bayut, Avantio, приложении для подключения коммунальных услуг Dewa, Du и тд — будет преимуществом
• Самоорганизация, системность, ответственность
• Легкая обучаемость и стремление узнать что-то новое
• Английский язык — B2
• Русский язык — обязательно
• Доступ к стабильному интернету, наличие VPN
• Cспособность работать по часовому поясу ОАЭ
  

  Мы предлагаем:

• Удалённую работу в стабильной дубайской компании
• Достойный онбординг
• Полную занятость (пн–пт, 10:00–19:00 по Дубаю) и готовность быть на связи вне часов рабочего дня в случае необходимости
• Оклад от $1,000 до $1,200, в зависимости от опыта
• Вовлечённую команду и адекватный менеджмент
• Долгосрочное сотрудничество
• Карьерный рост