Начальник общего отдела

Подразделение: Департамент связей с общественностью
Организация: ИП ООО «Veolia Energy Tashkent»

Основные функциональные обязанности:

• Организация и контроль деятельности общего отдела, включая делопроизводство, документооборот, архив, внутренние регламенты и процедуры;
• Разработка и внедрение структуры централизованного корпоративного информационного ресурса (информационного хаба/портала);
• Курирование наполнения и актуализации внутреннего информационного хаба совместно с профильными подразделениями компании;
• Внедрение и сопровождение программных решений для электронного документооборота;
• Взаимодействие с IT-отделом и внешними поставщиками программного обеспечения в части технической интеграции и поддержки;
• Обеспечение единых стандартов ведения документооборота в компании;
• Контроль исполнения поручений руководства, организация внутренних совещаний и обеспечение координации между структурными подразделениями;
• Ведение служебной переписки, подготовка писем, приказов, справок, отчетов и других внутренних документов;
• Обеспечение сохранности, систематизации и конфиденциальности служебной документации и информации;
• Аудит текущих источников, каналов и процессов хранения информации;
• Подготовка и согласование концепции информационного хаба и модели управления знаниями в компании;
• Организация тестирования и запуска внутренних цифровых платформ;
• Проведение обучающих мероприятий по использованию внедрённых ИТ-решений и цифровых инструментов.

Критерии оценки эффективности:

• Успешный запуск информационного хаба в установленные сроки, охватывающий не менее 80% ключевых внутренних данных;
• Плавный переход на новую систему электронного документооборота с охватом обучения не менее 90% сотрудников;
• Сокращение времени на поиск внутренних документов;
• Повышение уровня удовлетворенности сотрудников качеством внутренней коммуникации (по результатам внутренних опросов);
• Разработка, утверждение и внедрение внутренних стандартов документооборота;
• Снижение числа дублирующей и устаревшей информации во внутренних источниках.

Оценка эффективности в период испытательного срока (3 месяца):

• Быстрое освоение внутренних регламентов, процедур и системы документооборота;
• Понимание структуры компании, функциональных обязанностей подразделений и каналов коммуникации;
• Эффективная организация работы отдела, контроль сроков и качества исполнения задач;
• Своевременная подготовка внутренней документации, отчетов и деловых писем без сбоев и ошибок;
• Участие в запуске и наполнении информационного хаба;
• Содействие внедрению электронных систем и проведение первичных обучений персонала;
• Минимизация нарушений и ошибок в документационном сопровождении деятельности компании;
• Обеспечение высокого уровня информационной прозрачности, доступности и цифровой дисциплины.

Требования к кандидатам:

Образование:

• Высшее образование в сфере управления, юриспруденции, документационного обеспечения, информационных технологий или смежных областях.

Опыт работы:

• Опыт административной или организационно-распорядительной деятельности — не менее 3 лет;
• Приветствуется опыт внедрения ИТ-решений и цифровых платформ для внутреннего пользования.

Профессиональные знания и навыки:

• Знание нормативных требований в сфере делопроизводства и внутреннего документооборота;
• Навыки управления командой, систематизации процессов, построения внутренней коммуникации;
• Уверенное владение инструментами MS Office, системами электронного документооборота, внутренними порталами и архивными платформами;
• Опыт взаимодействия с IT-службами и проектной работы по цифровизации административных процессов.

Личностные качества:

• Высокий уровень ответственности, инициативность, системное мышление;
• Стратегический подход к решению задач, организаторские способности;
• Способность эффективно работать в условиях многозадачности и взаимодействовать с различными уровнями управленческой структуры.

Языки:

• Свободное владение русским и узбекским языками (письменно и устно).

Условия работы:

• Официальное трудоустройство в соответствии с Трудовым кодексом Республики Узбекистан;
• График работы: 5-дневная рабочая неделя (понедельник–пятница), с 09:00 до 18:00;
• Современные условия труда и оборудованное рабочее место;
• Возможности профессионального и карьерного роста;
• Вовлечённость в ключевые проекты компании, связанные с цифровизацией и управлением знаниями.

Если Вы обладаете стратегическим мышлением, стремитесь развивать корпоративную культуру и внутренние процессы в рамках международной компании — приглашаем Вас стать частью нашей команды!