Секретарь

Владивосток, улица Бестужева, 21А

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Прием посетителей, обеспечение их необходимой информацией.

Прием и распределение телефонных звонков. Прием и отправка факсимильных сообщений.

Контроль и сверка правильности заполнения персональных анкет кандидатами.

Ведение Реестра входящей и исходящей почтовой корреспонденции.

Ведение и хранение файлов Базы Данных Компании на бумажных носителях.

Организация прохождения кандидатами и моряками – клиентами Компании
компьютерных тестов по Английскому языку. Организация заявки на снабжение офиса расходными материалами
По запросам Старших Инспекторов по персоналу и Инспекторов по персоналу:

- Заказ билетов на все виды транспорта;

- бронирование гостиниц для иногородних моряков и клиентов Компании;

- отправка курьерской почты;

- формирование групп моряков для прохождения курсов профессиональной подготовки;

- формирование пакета документов для моряков для сдачи на визу в иностранные консульства и посольства; - контроль за получением моряком визы; - сбор различной информации по запросам сотрудников Компании.

Требования:

Своевременно и в полном объёме информировать Директора обо всех неразрешимых Офис-Менеджером проблемах, возникающих в процессе выполнения должностных обязанностей.
В случае необходимости, определяемой Директором, Офис-Менеджер должен выполнять иные разовые поручения, а также временно исполнять обязанности других сотрудников, входящих в состав Компании.

Знать и использовать только актуализированные документы, применимые в деятельности Компании.
Соблюдать политику Компании в области качества.
Обеспечить хранение всех отчетных документов по результатам выполнения своих функций.

Офис-Менеджер обязан соблюдать правила внутреннего распорядка Компании, поддерживать хорошие рабочие взаимоотношения и дух сотрудничества в коллективе Компании.
Офис-Менеджер обязан сохранять в тайне информацию, определенную руководством Компании, как конфиденциальную У