Делопроизводитель-помощник руководителя

Обязанности:

Ведение делопроизводства, документооборот, подготовка писем (основная часть работы!!!!!);

Организовывать документооборот в ЧОО, накопительные дела, переписка с контрагентами, организовать и систематизировать документоборот на бумажных носителях и в электронном виде;

Вести электронный учет договоров в таблице EXCEL, системно и своевременно вести учет электронного архива договоров в разрезе по годам и наименованию контрагента;

Оформлять и грамотно формулировать протоколы совещаний. Осуществлять и формировать доклад руководителю о сроках и стадии выполнения поручений руководителя , адресованных начальникам охраны объектов; Отслеживание своевременного исполнения задач руководителя исполнителями (основная часть работы!!!!!).

Сбор материалов и информации, необходимых руководителю (отчетность, планирование еженедельно - план ежемесячно!!!). Осуществлять подготовку отчетности о деятельности ЧОО по установленному формату;

Ведение телефонных деловых переговоров с контрагентами при заключении договоров;

Согласование, разработка, правовая экспертиза и контроль выполнения различных видов договоров (составляет MAX - 5% от рабочего времени). контролировать строго сроки действия договоров , осуществлять их корректировку , подготовку новых проектов, направлять их на согласование комиссии, контролировать сроки согласования и своевременно докладывать руководитель о нарушениях;

Вести учет и сбор заявок, и формировать на оплату нужд канцелярских принадлежностей, спецодежды, спецсвязи;

Представление интересов работодателя во всех органах, учреждениях и организациях, в том числе в государственных органах исполнительной власти, органах внутренних дел, Росгвардии и т.д.. своевременно контролировать и строго соблюдать сроки направления в ЛРР Росгвардии уведомлений о начале услуг и о их завершении.

Выполнение поручений руководителя.

Готовность к командировкам до 4-5 дней, в квартал;

Требования:

• Высшее или среднее юридическое образование.
• Наличие опыта работы в сфере частных охранных организаций приветствуется
• уметь слушать, слышать, понимать и расставлять приоритеты в устных поручениях руководителя

ВАЖНО!!!

• уверенный пользователь EXCEL (!!!!построение диаграмм, ОТЧЕТОВ в виде презентаций!!!!)
• Уверенный пользователь ПК: офисный пакет, Интернет, почта.
• Активность, умение работать в режиме многозадачности, стрессоустойчивость.
• Готовность решать новые/ незнакомые задачи.
• Умение брать ответственность за достижения результата.
• Повышенное внимание к деталям, умение вникнуть в суть проблемы.
• Знание административных процедур и умение оформлять документы с высокой точностью

Условия:

• Стабильная и своевременная заработная плата, выплаты дважды в месяц.
• Оформление по ТК РФ, полный соц.пакет.
• Удобное месторасположения офиса в самом центре г. Ростова-на-Дону.
• График работы 5/2 с 08:30 до 17:30.
• новогодние подарки детям сотрудников
• компенсация ГСМ при наличии автомобиля