Администратор ФК "Квадрат" (Одинцово)

Функционал администратора футбольной школы

Администратор обеспечивает бесперебойную работу школы, взаимодействуя с клиентами, тренерами, родителями и партнёрами. Его ключевые задачи включают:

✔️ 1. Управление клиентским сервисом

Обработка заявок:

- Приём входящих заявок через сайт, соцсети, телефонные звонки.

- Внесение данных в CRM-систему, распределение клиентов по группам.

Работа с родителями:

- Консультации по клубу, стоимости, расписанию.

- Информирование о сборах, турнирах (включая поездки в Сочи) через email, SMS, мессенджеры.

Контроль оплат:

- Формирование счетов, напоминание о просрочках, ведение финансовой отчётности в CRM.

- Решение нестандартных запросов: Возвраты, заморозка абонементов, перевод между группами - работа в CRM

✔️ 2. Документооборот и отчётность

Ведение CRM:

- Актуализация данных клиентов (контакты, медицинские справки, договоры).

- Отслеживание истории взаимодействий, фиксация жалоб и пожеланий.

Административные документы:

- Подготовка отчётов по посещаемости, финансовым поступлениям, динамике набора групп.

- Архивация: Хранение договоров, актов выполненных работ, документов на выездные мероприятия.

✔️ 3. Управление запасами формы и канцелярии

Заказ формы:

- Согласование дизайна с руководством, сбор размеров у детей, работа с поставщиками (у клуба есть налаженные контакты).

- Контроль доставки, выдача экипировки, решение вопросов с браком.

Офисные задачи:

- Пополнение запасов канцелярии, обслуживание оргтехники (принтер, рабочий ноутбук).

✔️ 4. Поддержка тренировочного процесса

Расписание:

- Корректировка графика тренировок (18:00–21:00 ежедневно) и игр на выходных.

- Уведомление тренеров и родителей о переносах или отменах.

Работа с тренерами:

- Передача информации от родителей (например, о пропусках по болезни).

✔️ 5. Организация клубных мероприятий

Выезды на сборы и турниры:

- Бронирование билетов, гостиниц, трансферов для детей и тренеров.

- Подготовка списков участников, согласование документов с родителями (доверенности, страховки).
- участие в Сборах и поездках за счет клуба (например турнир в Сочи в июне 25 года)

Локальные события:

- Помощь в проведении открытых тренировок, праздников, награждений.

- Заказ призов и подарков.

✔️ 6. Взаимодействие с внешними партнёрами

Работа с поставщиками:

- Поиск выгодных условий на экипировку, инвентарь, полиграфию.

- Контроль сроков и качества поставок.

Координация с манежем:

- Решение вопросов по аренде поля

✔️ Ключевые показатели успеха:

- Отсутствие ошибок в документах и CRM.

- Своевременное выполнение запросов родителей.

- 100% обеспеченность тренеров и детей необходимыми ресурсами.

- Рост конверсии заявок в оплаты.

Администратор — это «лицо» школы, от которого зависят лояльность клиентов, чёткость процессов и репутация организации.