Административный помощник

Медный проект Баимская - Значимый крупнейший проект в сфере добычи цветных металлов на постсоветском пространстве. Значимый проект государственного масштаба, реализуемый в Чукотском автономном округе, с головным офисом в Москве.

Требования:

• Высшее образование (бакалавриат/магистратура)

• 1-3 года административной работы

• Английский – средний уровень
• Продвинутый пользователь MS Office (Word, Excel, Power Point)
• Высокие организационные навыки

Обязанности:

• График руководителя и внутренние встречи.

• Планирование рабочего дня руководителя и других сотрудников структурного подразделения.
• Подготовка заседаний, встреч, совещаний.
• Обеспечение проведения конференц-колов, видео встреч с партнерами и руководством, своевременная подача заявки для настройки и проверки работоспособности оборудования.
• Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

• Подготовка внешних встреч (заказ такси и/или служебного автотранспорта до места проведения встречи и обратно, оформление необходимой отчетной документации, заказ помещений для переговоров и деловых встреч)

• Организация и техническое обеспечение командировок руководителя и сотрудников структурного подразделения (формирование и согласование заявки на командировку, заказ билетов, обеспечение проживания, оформление отчетных документов по результатам командировoк)

• Оформление заявок на подбор персонала в подразделение

• Встреча новых сотрудников подразделения в их первый рабочий

• Оснащение рабочего места новых сотрудников необходимыми канцелярскими принадлежностями.

• Оформление кадровых документов на отпуск, командировку, табель учета рабочего времени и иных кадровых документов.

• Составление консолидированного табеля учета рабочего времени и графика отпусков на всех работников подразделения и своевременная его передача в Отдел по работе с персоналом.

• Документооборот

• Прием документов и заявлений на подпись, их регистрация, учет и передача руководителю.
• Составление официальных писем, запросов, подготовка презентационных материалов на английском и русском языках по поручению руководителя.
• Мониторинг проектов и других видов деятельности подразделения, установление и контроль сроков и сроков осуществления последующих мероприятий. Предоставлять отчет руководителю.

• Поддержка подразделения по разным организационным вопросам

Условия:

• График работы: 5 рабочих дней, 2 выходных (локация работы - Билибино).
• Оплата корпоративной мобильной связи.
• Оплата проезда от пункта отправления до места работы и обратно.
• Добровольное мед. страхование (на сотрудника и 2-х членов семьи).
• Ежегодный оплачиваемый отпуск 28 календарных дней и дополнительный отпуск за работу в районах Крайнего Севера от 12 до 24 дней в зависимости от района проживания.