Офис-менеджер

Рязань, Восточная Окружная дорога, 10

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Исполнять личные поручения руководителя
Договорная работа (техническая сторона, реестр),
Делопроизводство (прием звонков, ведение учета входящей и исходящей корреспонденции, составление писем, запросов)
Ведение документооборота
Осуществлять техническую помощь руководителю и работникам бухгалтерии (копирование, печать, сканирование) сбор материалов и информации
Взаимодействие с курьерскими службами: вызвать, встретить курьера, отправить/получить документы.
Согласование отдельных вопросов с сотрудниками структурных подразделений, доведение распоряжений руководителя, контроль исполнения указаний и распоряжений;
Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководителя (документы, письма, письма по электронной почте);
Организация совещаний и переговоров;
Организация рабочего времени руководителя;
Взаимодействие с удаленной бухгалтерией и отделом кадров:
- Сбор недостающих закрывающих документов от партнеров Компании
- Подписание у сотрудников внутренних приказов и др. документов (приказы, авансовые отчеты и др.). Составляет документы бухгалтерия. Ваша задача – сделать запрос на составление этих документов, подписать у сотрудника, отсканировать и оригинал отправить с курьерскими службами)
- Запрос и передача счетов на оплату
- Передача посылок в транспортные компании( не чаще одного раза в неделю)
Жизнеобеспечение офиса:
- Канц. товары
- Хоз. товары
- Вода в кулер
- Буклеты/визитки/открытки
- Мебель
- Компьютерное и телефонное оборудование
Оформление командировок:
- Онлайн бронирование трансфера (авиа, жд, автобус)
- Онлайн бронирование отелей
Взаимодействие с типографией:
- Небольшая корректировка презентаций в Power Point
- Согласование макетов (каталоги, визитки, НГ открытки)

Требования:

Опыт работы на аналогичной должности
Знание компьютерных программ: MS Word, MS Excel, MS Outlook.
Грамотная устная и письменная речь.
Умение пользоваться офисной оргтехникой
Ответственность, исполнительность, внимательность, структурированность, пунктуальность, стрессоустойчивость, быстрота реакции.

Условия: