Секретарь-делопроизводитель

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

  Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

  В соответствии с резолюцией руководителей организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

  Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

  Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

  Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

  Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

  Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

  Отправляет исполненную документацию по адресатам.

  Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

  Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

  Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность; подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

  Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

  Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

• Для выполнения функции по обеспечению укомплектования организации работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации специалист по кадрам:

  1. Осуществляет поиск и подбор персонала путем:

  - составления и размещения в СМИ и Интернете объявлений о вакансиях;

  - проведения отбора резюме кандидатов, размещенных в Интернете;

  - проведения собеседования с кандидатами с целью оценки их деловых качеств.

  2. Оформляет прием новых работников.

  3. Проводит адаптационные мероприятия с новыми работниками.

  3.2. Для выполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства в организации специалист по кадрам:

  - ведет учет личного состава организации в соответствии с утвержденными в организации формами первичной учетной документации;

  - оформляет прием, перевод, увольнение работников, направление в служебные командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;

  - формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;

  - заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки (в случае их ведения);

  - ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;

  - вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в базу данных о персонале организации, следит за его своевременным обновлением и пополнением;

  - выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

  - ведет учет, проверяет правильность оформления листков нетрудоспособности и проводит заполнение соответствующих граф в части внесения сведений о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;

  - представляет в соответствующий территориальный орган СФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо поступает на работу впервые и на него не открыт индивидуальный лицевой счет;

  - контролирует своевременное составление табелей учета рабочего времени;

  - составляет установленную отчетность;

  - обеспечивает хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договора, приказы по личному составу и их основания, журналы учета и т.д.);

  - подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче их на хранение в архив;

  - подготавливает сведения для подачи в страховые компании для оформления и выдачи работникам полисов по добровольному медицинскому страхованию;

  - осуществляет документационное оформление аттестации персонала и его обучения;

  - осуществляет воинский учет.

  3.3. Для выполнения функции оценки персонала, организации обучения и повышения квалификации кадров, разработки и проведении мотивационных мероприятий:

  - участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения;

• Работник должен знать:

• порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;

  - порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;

  - порядок составления отчетности по кадрам;

  - основы экономики, организации труда и управления;

  - средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

  - основы трудового законодательства;

  - постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

  - структуру и руководящий состав организации и его подразделений;

  - организацию делопроизводства, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

  - порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

  - методы оформления и обработки документов;

  - архивное дело;

  - правила пользования приемно-переговорными устройствами;

  - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

  - правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

  - основы этики и эстетики, правила делового общения;

  - основы организации труда и управления;

  - правила эксплуатации вычислительной техники;

  - основы административного права и законодательства о труде;

  - правила внутреннего трудового распорядка;

  - правила и нормы охраны труда.

​​